Grundlagen und Aufgaben der Buchführung

Buchführung oder Buchhaltung?

Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Das gesamte Rechnungswesen enthält außer

    - der Finanz- und Betriebsbuchführung
    - die betriebswirtschaftliche
    Statistik und Vergleichsrechnung sowie
    - die
    Planungsrechnung (Voranschläge für künftige Einnahmen und Ausgaben).

Als Synonym für „Buchführung“ wird oft auch Buchhaltung verwendet. Das ist nicht immer zweckmäßig, da in Gesetzen zumeist der Begriff „Buchführung“ verwendet wird und in der Praxis häufig unter „Buchhaltung“ nur die Organisationseinheit eines Unternehmens (eine Abteilung) verstanden wird, in der die Buchführung durchgeführt wird.

Da die Form dieser Aufzeichnungen früher in gebundenen Büchern erfolgte, spricht man auch heute noch von Buchführung.

 

1. Rechtliche Vorschriften

Buchführungspflicht
Ein eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. In einigen Gesetzen des Handels- und des Steuerrechts stehen entsprechende Paragraphen, welche die Pflicht zur Führung von Büchern eindeutig regeln.
Insbesondere trifft das zu auf:

    - das Handelsgesetzbuch (HGB)
    - die Abgabenordnung (AO)
    - das Umsatzsteuergesetz (UStG)
    - das Gewerbesteuergesetz (GewStG)
    - das Einkommensteuergesetz (EStG)
    - das Körperschaftsteuergesetz (KStG)

    Buchführungspflicht ja, aber in welcher Form?

Alle Unternehmen sind in irgendeiner Form zur Buchführung verpflichtet.

Das HGB unterscheidet zwischen Kaufmann und Nichtkaufmann.

Kaufmann ist jeder, von der Branche unabhängige Gewerbetreibende, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organisierten Geschäftsbetrieb erfordert. Kaufleute sind im Handelsregister eingetragen und verpflichtet, Handelsbücher zu führen (d.h. die laufende Aufzeichnung der Geschäftsfälle) und Bilanzen und Inventuren aufzustellen. (HGB)

Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende (z.B. der Handwerker), dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfordert. Nichtkaufleute sind aber nach Steuerrecht (AO § 141) zur Buchführung verpflichtet, wenn sie eine der folgenden Jahres-Grenzwerte überschreiten, z.B. bei der Umsatzhöhe (über 500.000 Euro/Jahr), beim Betriebsvermögen, beim Gewinn (über 30.000 Euro/Jahr).

Weitere Rechnungslegungsvorschriften gibt es für Kapital- und Personengesellschaften (z.B. AG, eingetragene Genossenschaft) im 3. Buch des HGB und in unternehmensform bezogenen Gesetzen (Aktiengesetz, Genossenschaftsgesetz)

Kleinunternehmer und Freiberufler

Angehörige freier Berufe und Unternehmen mit geringen Jahresumsätzen können auf die doppelte Buchführung verzichten. Lediglich Einnahmen und Ausgaben müssen aufgezeichnet werden. Steuerrechtlich geregelt ist die Vereinfachung der Buchführungspflicht in Paragraf 4 Abs.3 des Einkommensteuergesetzes. In § 141 der Abgabenordnung finden sich die Umsatz- und Gewinnobergrenzen für diese Sonderregel.

Bei Kleinunternehmern, deren Betriebseinnahmen unter der Grenze von 17.500 Euro im Jahr liegen, reicht eine formlose Gewinnermittlung aus. Ihr könnt mit der Einnahmenüberschussrechnung / (anderer Name) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Ermittlung des zu versteuernden Gewinns vornehmen. Sie ist eine Gegenüberstellung tatsächlich erhaltener Betriebseinnahmen und tatsächlich geleisteter Betriebsausgaben. Der Gewinn ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Selbstverständlich gilt diese Methode auch für die Ermittlung eines etwaigen Betriebsverlustes. Auch für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gelten im Grundsatz die Ordnungsvorschriften für die Buchführung, wie in der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) aufgeführt.

 

2. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Aufgaben der Buchführung

Alle wirtschaftlichen Vorgänge im Unternehmen für eine bestimmte Rechnungsperiode zahlenmäßig zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten.

Sie hat die Aufgaben

    - der Dokumentation, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsfälle aufgrund von Belegen,
    - der Rechenschaftslegung und Information über Vermögen, Kapital und Erfolg des Unternehmens (Jahresabschluss),
    - der Kontrolle zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit,
    - der Disposition als Grundlage für Planungen und Entscheidungen.

Die Grundsätze verlangen, dass die Buchführung sowohl dem Inhalt nach als auch in der Art und Weise der Ausführung den Vorschriften entspricht. Eintragungen in die Bücher müssen

      - vollständig,
      - fortlaufend und zeitgerecht,
      - richtig und
      - geordnet

vorgenommen werden (§239 HGB). Das bedeutet, die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle.

Die Buchführung muss

      - klar und
      - übersichtlich sein (§ 243 HGB)

Es dürfen keine Buchungen unleserlich gemacht werden (§ 239 HGB).
Alle Eintragungen müssen mit Tinte, Kugelschreiber oder in Maschinenschrift vorgenommen werden.

Keine Buchung ohne Beleg!
Der Beleg gibt Auskunft über Vorgang, Datum und Betrag. Belege können von außen in den Betrieb kommen (Fremdbeleg) oder auch im Betrieb selbst entstehen (Eigenbeleg). Zu jedem Geschäftsfall gehört ein Beleg (z.B. Rechnung, Bankauszug, Quittung) als Nachweis für die Richtigkeit der Buchung. Die Belege müssen fortlaufend nummeriert und geordnet aufbewahrt werden (§ 257 HGB).

Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden (§ 146 AO)  (Von Vorteil: Anwendung des Vier-Augen-Prinzips. Beteiligung von 2 Personen zur Absicherung der korrekten Kassenführung).

Jahresabschluss
Am Ende eines jeden Geschäftsjahres ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge aufzustellen (Gewinn- und Verlustrechnung) (§ 242 HGB).

Der Jahresabschluss ist vom Unternehmer (z.B. Mitglieder des Vorstands) persönlich zu unterzeichnen.

Nachprüfbarkeit

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (z.B. Steuerberater, Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB).

Aufbewahrungsfristen
Alle Buchführungsunterlagen (Belege, Jahresabschlüsse, Arbeitsanweisungen, etc.) sind sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Auf Datenträgern gespeicherte Buchführungsdaten müssen verfügbar und jederzeit lesbar gemacht werden können (§ 146 AO, §§ 239, 257 HGB).

 

3. Unternehmerische Zwecke

Das Rechnungswesen hat nicht nur seinen Sinn in der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, sondern es ist vielmehr auch eine unverzichtbare Quelle für die Eigeninformation des Unternehmens.

Im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens liefert die Buchführung dem Unternehmer unverzichtbare Informationen, die eine wesentliche Grundlage für seine Zukunftsplanung  und für sachgerechte Entscheidungen in seiner täglichen Arbeit darstellen. („Betriebskompass“) Beispiele hierfür sind:

    - Kontrollfunktion intern
               - Kosten / Wirtschaftlichkeit
               - Zahlungseingang / Zahlungsfähigkeit

    - Kontrollfunktion extern
               - z.B. Bericht und Rechenschaftslegung für Mitglieder der Genossenschaft.
               - Dispositionsaufgabe
               - Grundlage für die Planung von Investitionen

Einnahmen – Ausgaben - Rechnung
Bei der einfachen Buchführung, der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, werden Konten für gängige Geschäftsfälle eingerichtet, z.B. für Büromaterialien, Miete, Telefon, Verkaufserlöse, etc. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Nicht erfasst werden hier Angaben über das Betriebsvermögen (z. B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, etc.) bzw. die Schulden (Darlehen, Verbindlichkeiten etc.) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur feststellen. Nicht berücksichtigt bleiben außerdem die Anschaffungskosten teurer und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter (siehe Gesamtübersicht). Bei der einfachen Buchführung muss daher sichergestellt werden, dass der Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen gewährleistet ist.

Kosten der Anschaffung oder Herstellung (netto)

Auswirkung auf die Abschreibung

 

 

 

Geringwertige Wirtschaftsgüter: bis 2007: 410 €
2008/09 150 € 
ab 2010 wieder 410 €

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten könnt ihr sofort in voller Höhe absetzen. Aber Wahlrecht in Sammelposten für Anschaffungen bis 1.000 € (ohne USt) /Abschreibung dann aber über 5 Jahre. Im Bereich der Überschusseinkünfte bleibt es beim Sofortabzug von 410 € zuzüglich USt.

Mehr als 1.000 €

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten schreibt ihr wie gehabt über die voraussichtliche Nutzungsdauer entsprechend der AfA-Tabelle ab.

Jahresrechnung
Am Ende eines Geschäftsjahres müssen Aufwendungen und Erträge einander gegenübergestellt werden, um den Erfolg des Unternehmens festzustellen (Gewinn- und Verlustrechnung).
Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn. Der Gewinn bzw. Verlust eines Geschäftsjahres ist gleichzeitig der Saldovortrag für das Folgegeschäftsjahr.

Was müssen Schülerfirmen steuerlich beachten?
Für Schülerfirmen in Trägerschaft der Schule gelten die steuerlichen Regelungen über die so gen. Betriebe gewerblicher Art (§ 4 KStG – Körperschaftssteuergesetz). Für jede Schülerfirma gilt, dass der Umsatz 35.000 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen darf. Der Gewinn muss unter der Freibetragsgrenze von 5.000 € bleiben (§ 24 KStG). Ob tatsächlich Steuern abgeführt werden müssen, kann erst beurteilt werden, wenn der Jahresabschluss / die Jahresergebnisrechnung vorliegt.

 

Exkurs

Vor jeder Buchung sind folgende Überlegungen anzustellen:
-
Bedeutet der Geschäftsfall eine(n) Zugang/Einnahme (+) oder eine(n) Abgang/Ausgabe (-)?
- Wird durch den Geschäftsfall die Kasse oder das Bankkonto berührt?

Saldo
Bildung eines neuen Restwertes nach Zu- und Abgängen.

Summe
Addition der Beträge einer Spalte.

Bargeld-Zählliste (oder, „wenn die Kasse nicht stimmt“)
Wenn der (nach-)gezählte Bargeld-Istbestand nicht mit dem errechneten Saldo (Buchbestand) übereinstimmt, muss ein gezählter Mehrbetrag als Einzahlung und ein ermittelter Fehlbetrag als Auszahlung im Kassenbuch eingetragen werden. Die Buchführung lässt nach der Buchung der Differenz den tatsächlichen Sachverhalt erkennen. Sie gibt Auskunft über fehlerhafte Ein- und Auszahlungen.

Rücklagen
Rücklagen entstehen hauptsächlich durch die Zurückhaltung von Gewinnen und durch die Einlage von zusätzlichem Eigenkapital. Sie sind Teil des Eigenkapitals eines Unternehmens. Ihr Zweck ist es, die Eigenfinanzierungsmittel des Betriebes, also die Finanzierung aus dessen Gewinnen, zu erhöhen. Offene Rücklagen sind auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Stille Rücklagen stehen nicht in der Bilanz. Rücklagen können für zusätzliche Investitionen im Unternehmen genutzt werden. Im Gegensatz zu Rückstellungen sind Rücklagen nicht zweckgebunden.

Alle Vorlagen und notwendige Unterlagen findet ihr im Downloadbereich unter dem Abschnitt „Rechnungswesen".